So funktioniert der Essenszuschuss vom Arbeitgeber (Stand 2023)
Zusammenfassung
Essensgutscheine ermöglichen Unternehmen, ihren MitarbeiterInnen einen Zuschuss zum tägliche Mittagessen zu gewährleisten. Damit können Steuern gespart werden, wodurch sich der Nettolohn der ArbeitnehmerIn erhöht.
Der erlaubte Zuschuss zum Mittagessen beträgt in Deutschland max. € 6,90 (Stand 2023) pro MitarbeiterIn und Arbeitstag.
Dieser Essenszuschuss besteht einerseits aus einem steuerfreien und andererseits einem mit 25% pauschal versteuerten Anteil (auch Sachbezugswert Verpflegung genannt). Die Höhe dieser beiden Anteile hängt von verschiedenen Faktoren ab, weshalb wir den Steuervorteil-Rechner für Essensgutscheine erstellt haben.
Die Nutzung von digitalen Essensgutscheinen hat einige Vorteile gegenüber klassischen Essensmarken aus Papier:- Sie können bei allen Restaurants, Supermärkten, Imbissen und Lieferdiensten in Deutschland eingesetzt werden
- Mit ihnen fallen nur Steuern an, wenn sie auch eingelöst werden (je nach Höhe sind sie sogar komplett steuerfrei)
- Die Abrechnung aller Belege und Buchungen funktioniert vollautomatisch
Essenszuschüsse einfach erklärt
In vielen Unternehmen weltweit – von KMU bis Konzern – ist es mittlerweile üblich, dass MitarbeiterInnen Vergünstigungen zusätzlich zu ihrem monatlichen Gehalt angeboten bekommen.
63% aller MitarbeiterInnen achten auf angebotene Vergünstigungen, wenn sie sich über ein Unternehmen informieren Studie
Besonders bei Unternehmen die junge Talente ansprechen wollen, sind zusätzliche Vergünstigungen – auch Employee Benefits genannt – sehr beliebt.
Laut Impulse zählen die folgenden 5 Zusatzleistungen zu den beliebtesten bei deutschen ArbeitnehmerInnen:
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld
- Betriebliche Altersvorsorge
- Bonus/Erfolgsbeteiligung
- Wasser, Säfte und/oder Softdrinks
- Kantine/Essen
Was viele Unternehmen nicht auf den ersten Blick erkennen, ist, dass einige der oft gewünschten Vergünstigungen steuerlich begünstigt sind. Das bedeutet, dass Unternehmen Steuern und Abgaben sparen können, wenn sie bestimmte Leistungen ihren MitarbeiterInnen anbieten.
Zu diesen steuerlich begünstigten Leistungen zählen in Deutschland unter anderem die beliebten Zuschüsse zum Mittagessen, welche meistens als Essenszuschuss vom Arbeitgeber bezeichnet werden.
Was ist ein Essenszuschuss?
Jeder Mensch muss Mittags etwas Essen. Während einige gerne in Restaurants mit KollegInnen essen gehen, bevorzugen andere Snacks aus dem Supermarkt während wiederum andere lieber abends zu Hause vorkochen und das Essen dann am nächsten Tag mit in die Arbeit nehmen.
Einige Unternehmen bieten auch hausinterne Kantinen oder Cafés ihren MitarbeiterInnen an, doch gesetzlich verpflichtet sind sie dazu in Deutschland nicht. Das führt dazu, dass Firmen-Kantinen meist die Ausnahme sind und daher nur in größeren Unternehmen mit mehreren hundert oder tausend MitarbeiterInnen zu finden sind.
Da allerdings jeder Mensch nicht zuletzt auch etwas Essen muss und gesundes und abwechslungsreiches Essen obendrein wichtig ist, um einen gesunden Lebensstil zu führen, haben sich einige Unternehmen dazu entschlossen, Essenszuschüsse anzubieten.
Essenszuschüsse ermöglichen beiden Seiten – ArbeitnehmerInnen und Unternehmen – Geld beim täglichen Essen zu sparen. Die Höhe des Zuschusses kann dabei frei vom Unternehmen festgelegt werden und auch auf bestimmte Tage befristet werden..
In Deutschland dürfen pro Arbeitstag und MitarbeiterIn bis zu € 6,90 (Stand 2023) an Essenszuschüssen – meist in Form von Essensgutscheinen – ausgegeben werden.
🍕Beispiel
Stefan isst Mittags gelegentlich Pizza beim italienischen Restaurant um die Ecke. An drei Tagen die Woche erhält er von seiner Arbeitgeberin Essensgutscheine im Wert von je € 6,90.
Er bestellt eine Pizza Margherita und ein Glas Wasser mit Sprudel. Insgesamt kostet das Mittagsgericht € 6,20. Mit dem Essensgutschein isst Stefan somit kostenlos.
Viele Jahre haben Unternehmen Essensgutscheine in Papierform an ihre MitarbeiterInnen ausgegeben. Doch vor allem in den letzten Jahren gingen immer mehr Unternehmen dazu über Essenszuschüsse vom Arbeitgeber als digitale Essensmarken auszustellen.
Warum das viele Vorteile bietet erfahren wir gleich. Doch zuerst wollen wir uns ansehen, wie beide Seiten – Unternehmen und ArbeitgeberIn – von Essenszuschüssen gleichermaßen profitieren.
Essenszuschuss & Steuern: Vorteile für beide Seiten
Aus Sicht von Unternehmen setzen sich Essenszuschüsse aus zwei Teilen zusammen:
Bei dem oben genannten Beispiel wurde ein Essensgutschein im Wert von € 6,90 genutzt. Damit wurde ein Mittagsgericht inkl. Getränk um € 6,20 bezahlt.
Der vom Unternehmen ausgegebene Essensgutschein im Wert von € 6,20 setzt sich somit aus dem steuerfreien Anteil von € 2,80 und dem mit 25% pauschal versteuerten Anteil von € 3,40 zusammen.
Die Unterscheidung dieser beiden Anteile ist wichtig um zu verstehen, wie Unternehmen und ArbeitnehmerInnen Steuern sparen können. Vergleicht man bspw. die Höhe des Essenszuschusses mit einer Gehaltauszahlung in selber Höhe, so fallen auf die Gehaltsauszahlung immer Lohnsteuern sowie Sozialabgaben für ArbeitnehmerIn und Unternehmen gleichermaßen an.
Trotz des pauschal versteuerten Anteils bei Essenszuschüssen sind die Abgaben bei Essenszuschüssen für Unternehmen in jedem Fall geringer als bei einer gleich hohen Gehaltsauszahlung.
Für ArbeitnehmerInnen sind sie hingegen gänzlich kostenlos. Aus diesem Grund spricht man in diesem Zusammenhang auch oft von Nettolohnoptimierung.
Die Berechnung der Höhe des steuerfreien sowie des pauschal versteuerten Anteils ist allerdings etwas komplex (siehe Beispiel). Sie hängt nicht zuletzt auch von dem Gesamtpreis des Mittagessens sowie der Zuzahlung durch die MitarbeiterIn ab.
Der Steuervorteil-Rechner
Aus diesem Grund haben wir einen interaktiven Steuervorteil-Rechner erstellt. Mit diesem Rechner ist es mühelos möglich zu berechnen, wie viele Steuern man als Unternehmen mit Essenszuschüssen sparen kann:
Steuervorteil berechnen
Wie viel spart ein Unternehmen mit digitalen Essensgutscheinen?
Digitale Essensgutscheine vs. Papier-Essensgutscheine
Wir haben vorhin schon erfahren, dass Essenszuschüsse meistens über Essensgutscheine an MitarbeiterInnen ausgegeben werden. Lange war es üblich, diese Essensgutschein in Papierform auszuhändigen. Doch über die Zeit hinweg merkte man, dass Papier-Essensgutscheine einige Nachteile im Vergleich mit digitalen Essensgutschein mit sich bringen.
| Digital | Papier | |
|---|---|---|
| Verwaltung | 100% digital Für Unternehmen sowie MitarbeiterInnen | Analog Manuelles Ausgeben und Sammeln von Gutscheinen nötig |
| Nutzung | Überall Funktioniert bei allen Restaurants, Supermärkten, Imbissen und Lieferdiensten in Deutschland | Beschränkt Nur bei vertraglich festgelegten Partner-Restaurants |
| Steueroptimierung | Hoch Durch die genaue Abrechnung und Belegsprüfung werden Essensgutscheine optimal eingesetzt | Mäßig Aufwendige Kontrolle notwendig, um Nutzung von Essensgutscheinen auf 1x pro Tag zu beschränken |
Digitale Essensgutscheine, wie sie von MateMateMate angeboten werden, sind ein sehr beliebtes Mittel um MitarbeiterInnen eine sinnvolle Vergünstigung neben dem Gehalt anzubieten.
Außerdem ermöglichen sie beiden Seiten Steuern zu sparen und dadurch “mehr Netto vom Brutto” zu ermöglichen.
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