Digitale Essensgutscheine

Pro Mittagessen kann man als ArbeitgeberIn digitale Essensgutscheine bis zu einem Maximalwert von €6,50 pro MitarbeiterIn und Arbeitstag ausgeben. Diese Zuzahlung setzt sich aus zwei Teilen zusammen:

Einerseits aus dem pauschal versteuerten Sachbezugswert in der Höhe von max. €3,40 und andererseits dem steuerfreien Anteil in der Höhe von €3,10.

€6,50 (digitaler Essensgutschein) = €3,40 (Sachbezugswert, pauschal versteuert) + €3,10 (steuerfrei)

Der pauschal versteuerte Anteil wird mit 25% versteuert. Dazu kommen ggfs. noch Kirchensteuer sowie der Solidaritätszuschlag. Die tatsächliche Höhe des pauschal versteuerten Anteils hängt zuletzt auch davon ab, ob und wie viel die MitarbeiterIn zum eigenen Mittagessen selbst dazu zahlt.

Generell gilt: je höher die Zuzahlung durch die MitarbeiterIn, desto niedriger der pauschal versteuerte Anteil für das Unternehmen.

Zahlt die MitarbeiterIn €3,40 oder mehr selbst zum Mittagessen dazu, reduziert sich der pauschal versteuerte Sachbezugswert der ArbeitgeberIn bis hin auf Null. Das bedeutet, wenn in diesem Beispiel die Mahlzeit mehr als €9,90 kostet, ist der ausgegebene Essensgutschein zur Gänze steuerfrei für die ArbeitgeberIn:

€9,90 (Gesamtkosten Mittagessen) = €6,50 (digitaler Essensgutschein) + €3,40 (Zuzahlung durch MitarbeiterIn)

Wenn also die MitarbeiterIn €3,40 selbst bezahlt, hat das Unternehmen einen Sachbezugswert von €0 (pauschal versteuert) sowie einen steuerfreien Anteil von €3,10.

Digitale Essensgutscheine haben den großen Vorteil, dass damit Steuern gespart (oder sogar auf Null gesenkt) werden können, während bei einer klassischen Gehaltserhöhung die Lohnnebenkosten immer anfallen.

Das bedeutet, dass es aus steuerlicher und unternehmerischer Sicht Vorteile bietet, einen Teil des Gehalt in digitalen Essensgutscheine auszugeben.

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Digitale Essensgutscheine sind die Weiterentwicklung der klassischen, gedruckten Essensgutscheine. Oft werden diese auch einfach als Essenszuschuss, Verpflegungsmehraufwand oder Mitarbeiterverpflegung bezeichnet.

Zu den Nachteilen von Essensgutscheine in Papierform zählt, dass bereits Steuern auf sie anfallen, unabhängig davon ob sie ausgegeben wurden oder nicht. Außerdem können klassische Essensgutscheine nicht automatisch an MitarbeiterInnen vergeben werden und sie sind darüber hinaus an Partner-Restaurants gebunden.

Digitale Essensgutscheine von MateMateMate sind hingegen einfach auszugeben, werden nur steuerrelevant, wenn sie tatsächlich verwendet werden, und sie funktionieren darüber hinaus mit jedem Restaurant, Supermarkt, Imbiss und Lieferdienst in Deutschland. Wichtig ist lediglich, dass die MitarbeiterIn einen Beleg für das Mittagessen erhält.

Das Steuergesetz in Deutschland regelt das Einlösen von Essensgutscheine. Es besagt unter anderem, dass von der ArbeitgeberIn gewährte Essenszuschüsse nicht während Krankheitstagen oder Urlaubstagen eingelöst werden dürfen.

An Feiertagen sowie Samstagen und Sonntagen dürfen Essensgutscheine nur dann eingelöst werden, sofern an diesen Tagen gearbeitet wird. Außerdem darf nur ein Essensgutschein pro Arbeitstag für das Mittagessen verwendet werden.

Wenn das Mittagessen in Supermärkten gekauft wird, ist zu beachten, dass damit keine Privatverkäufe abgedeckt werden dürfen. Es dürfen daher nur Lebensmittel gekauft werden, die zum sofortigen Verzehr geeignet oder zum Verbrauch während der Essenspausen bestimmt sind (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Salate etc).

Wir stellen jeder MitarbeiterIn die MateMateMate-App zur Verfügung, mit der digitale Essensgutscheine eingelöst, Belege eingereicht und verwaltet werden können. Nachdem Belege fotografiert, eingereicht und bestätigt wurden, können die Originalbelege verworfen werden.

MateMateMate ist GoBD-konform und speichert daher Belege über 10 Jahre hinweg unveränderbar, nachvollziehbar und für Berechtigte einfach auffindbar in deutschen Rechenzentren.

Nein, das geht leider nicht. Die digitalen Essensgutscheine müssen mit einem bestehenden Lohnkonto assoziiert werden und sind daher auch nur für angestellte MitarbeiterInnen interessant, da die digitalen Essensgutscheine Lohnsteuer- und Sozialversicherungsvorteile bieten.

Ja, zu den Mahlzeiten zählen übliche nicht-alkoholische Getränke, die während dem Mittagessen bzw. unmittelbar vor oder nach der Arbeit konsumiert werden.

Ja, MateMateMate erkennt auf den fotografierten Belegen alle abzugsfähigen Positionen und kann Nicht-Essens-Artikel filtern. Außerdem werden auch Sammelbelege – ein Beleg mit dem Mittagessen mehrerer MitarbeiterInnen – erkannt und einzelne Positionen den jeweiligen MitarbeiterInnen zugewiesen.

Das deutsche Finanzamt hat entschieden, dass ab 15 digitale Essensgutscheine pro MitarbeiterIn und Monat eine Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage erfolgen muss, was zur Folge hat, dass im kommenden Monat dann die Essensgutscheine dementsprechend angepasst werden müssen.

Das heißt aus pragmatischen Gründen erlauben wir aktuell die Ausgabe von max. 15 digitalen Essensgutscheine pro MitarbeiterIn und Monat, um die Verwaltung einfach zu halten.

Zusammen mit dem Monatsgehalt erhält die MitarbeiterIn alle Beträge, die durch digitale Essensgutscheine (max. €6,50 pro Mittagessen) gedeckt sind, rückerstattet.

Das bedeutet, dass die MitarbeiterIn zuerst den Rechnungsbetrag selbst übernimmt und dann zum kommenden Gehalt die Ausgaben wieder erstattet bekommt.

Als rechtliche Grundlage für Essenszuschüsse durch digitale Essensgutscheine von MateMateMate in Deutschland ist §8 Abs. 2 S. 6 Einkommensteuergesetz (EStG) i.V. mit § 17 Abs. 1 S.4 Sozialgesetzbuch IV i.V. mit § 2 Abs. 1, 2 Sozialversicherungsentgeltverordnung.

Alles was die Finanzverwaltung betrifft, sind sind Essenszuschüsse durch digitale Essensgutscheine in den Lohnsteuerrichtlinien R 8.1 Abs. 7 Nr. 4 LStR geregelt.

Gemeinsam Mittagessen (Lunch Mates)

Neben der Möglichkeit digitale Essensgutscheine zu verwenden, bietet MateMateMate eine sogenannte «Lunch Mates»-Funktionen an.

Alle MitarbeiterInnen, die bereits digitale Essensgutscheine nutzen, können mit derselben MateMateMate-App auch diese Funktion nutzen. Mit ihr werden sie in Gruppen zu 2-4 Personen zum Mittagessen verabredet.

Die Verabredung wird dabei automatisch basierend auf den Interessen (Sport, Politik, Technologie etc.) und Essensvorlieben (Italienisch, Vietnamesisch etc.) der MitarbeiterInnen wahlweise wöchentlich, alle 2 Wochen oder monatlich vorgenommen.

Gemeinsam Mittagessen stärkt den Zusammenhalt, unterstützt den Austausch über Abteilungen hinweg und hilft außerdem neue MitarbeiterInnen zu integrieren.

Als ArbeitgeberIn können Sie alle Funktionen in der Web-Oberfläche aktivieren, anpassen oder deaktivieren.

Alle MitarbeiterInnen haben Zugriff auf die Funktionen über dieselbe MateMateMate-App, mit der sie bereits digitale Essensgutscheine einlösen.

Die beiden Funktionen digitale Essensgutscheine und Lunch Mates sind eng miteinander verknüpft und sind daher nicht voneinander getrennt verfügbar.

Allerdings kann man Lunch Mates deaktvieren, falls lediglich gewünscht ist, digitale Essensgutscheine innerhalb des Unternehmens zu nutzen.

Ja, wir bieten allen Teams auch kostenlose Videokonferenzen an, damit auch KollegInnen, die räumlich getrennt voneinander arbeiten, gemeinsam Mittagessen können.

Da MateMateMate auch Bestellungen über Lieferdienste unterstützt, kann zuvor Mittagessen bestellt werden, um dann per privater Videokonferenz gemeinsam Essen zu können.

Am Ende jeden Monats wird eine Team-Statistik erstellt, die interessante Highlights aus den vergangenen vier Wochen zusammenfasst. In ihr enthalten sind zum Beispiel:

  • Die beliebtesten Mittags-Gruppen
  • Die gefragtesten Restaurants
  • Die häufigsten Interessen der MitarbeiterInnen

Diese Statistiken privat und werden nur innerhalb des Teams per E-Mail geteilt. Ihr Ziel ist es, Teams ihre eigenen Essensgewohnheiten zu zeigen und das Bilden von Mittages-Gruppen zur besseren Vernetzung zu unterstützen.

Kostenlos Unterlagen anfordern

Allgemein

MateMateMate bietet alle Funktionen als Software-as-a-Service (SaaS) Dienstleistung auf monatlicher Basis an. Als Schlüssel zur Berechnung des monatlichen Preises wird die Anzahl der MitarbeiterInnen herangezogen.

Den aktuellen Preis der MateMateMate-Software finden Sie unter Preise.

MateMateMate ist in ganz Deutschland verfügbar.

Wir arbeiten ohne Partner-Restaurants, was bedeutet, dass unsere digitalen Essensgutscheine mit jedem Restaurant, Imbiss, Lieferdienst und Supermarkt eingereicht werden können.

Ja, MateMateMate ist konform mit den Vorgaben der GoBD.

Zu den Richtlinien GoBD-konformer Software zählen Aufbewahrung (10 Jahre unveschädigt und jederzeit aufrufbar in deutschen Rechenzentren), Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Verlustschutz, Ordnung, zeitnahe Erfassung und Buchung der Belege, Verfahrensdokumentation sowie eine Schnittstelle zum Finanzamt (bzw. Erzeugung einer GoBD-konformen Exportdatei).

Zwar empfehlen wir MateMateMate ab einer Unternehmensgröße von 15 MitarbeiterInnen, allerdings gibt es nichts was gegen kleinere Unternehmen spricht.

Um jedoch die vollen Vorteile von digitalen Essensgutscheine – und vor allem von «Lunch Mates» – auszuschöpfen, macht die Nutzung in Teams ab einer bestimmten Größe mehr Sinn.

Wir stellen zum Monatsende automatisch eine CSV-Datei zum Herunterladen bereit und senden diese ebenfalls an eine vorab definierte E-Mail-Adresse (z.B. an die SteuerberaterIn).

Damit unterstützen wir alle gängigen Buchhaltungs-Lösungen in Deutschland. Wenn Sie nicht sicher sind, ob ihre Software ebenfalls unterstützt wird bzw. wenn ihre Buchhaltungs-Software eine andere Anbindung benötigt, kontaktieren Sie uns einfach.

Alle Funktionen – digitale Essensgutscheine und «Lunch Mates» – sind direkt in der MateMateMate-App verfügbar.

Die MateMateMate-App wird als sogenannte Web-App zur Verfügung gestellt, das bedeutet, dass sie direkt im Smartphone- und Desktop-Browser genutzt werden kannm, ohne dass Software eigens dafür installiert werden muss.

Ja, Sie können auf Wunsch bspw. digitale Essensgutscheine nutzen ohne die «Lunch Mates»-Funktionen freizuschalten.

Wir empfehlen allerdings beide Funktionen zu nutzen, um alle Vorteile von MateMateMate voll auszuschöpfen und um den Teamgeist in Unternehmen zu stärken.

Wir akzeptieren auf monatlicher Basis Zahlung auf Rechnung.

Wenn Sie eine Abrechnung auf jährlicher Basis wünschen, kontaktieren Sie uns einfach.